Adjoint administratif – Assistant de Direction

Informations principales
  • Référence : Adjoint administratif - Assistant de Direction
  • Type de contrat : CDD, CDI
  • Site hospitalier : Longjumeau
  • Date de publication : 05 janvier 2023
  • Catégorie : Administratif, Direction générale

Direction générale : 50 % – Direction des Affaires Médicales : 50 %

Liaisons fonctionnelles : Adjoint des cadres chargé des affaires générales et ACH chargé des affaires médicales, PCME et VPCME, chefs de pôle, chefs de service, autres membres de l’équipe de Direction

Horaires de travail : 9h – 16h30 ou 10h – 17h30, en alternance avec la seconde assistante de la Direction générale. Horaires susceptibles de varier ponctuellement, de manière programmée. Les périodes d’absences (congés) sont également organisées au sein du binôme des assistants de la DG.

Poste à temps plein : rythme de 37h30 hebdomadaire donnant lieu à 15 jours de RTT annuels, 14 jours de RTT après déduction de la journée de solidarité.

Missions du poste

  • Accueil et prise en charge des personnes extérieures ou personnel de l’établissement
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
  • Gestion du courrier : enregistrement, numérisation, traitement de réponses simples, suivi des échéances, relances
  • Organisation et gestion des rendez-vous et réunions du Directeur des affaires médicales et du Secrétaire général : gestion des agendas, mise à jour des plannings, gestion des fiches de congés
  • Organisation logistique : proposition d’ordre du jour, invitations (présentiel ou visio-conférence), réservation de salles de réunion, de véhicules de service et du matériel informatique, éventuelles commandes de collation, installation de la salle, participation à la réunion, rédaction de comptes-rendus
  • Suivi des décisions de chefferie de service et pôles, mise à jour et diffusion des organigrammes internes (pôles et Direction) par mail et intranet
  • Traitement de textes sous Word : frappe de courriers, rapports, comptes-rendus
  • Recueil, saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d’informations, de tableaux de bord, de fichiers
  • Traitement de dossiers, documents (enregistrement, tri, numérisation, impression, diffusion, archivage)
  • Classement : classement physique et informatique, en lien avec le déménagement vers le nouvel hôpital en 2024
  • Rôle d’alerte auprès des directeurs pour le suivi des dossiers et rappel des échéances

Missions spécifiques à la direction des affaires médicales 

Secrétaire administrative de la Commission Médicale d’Etablissement (CME) 
Commission d’activité libérale et commission PDSES 
Gestion des offres et demandes d’emploi
Comité d’Ethique du GHNE
Accueil des internes
Missions ponctuelles :

  • Elaboration et mise à jour d’un annuaire interne à la Direction des Affaires Médicales
  • Collecte et tri des données (enquêtes), mise en page des divers rapports concernant la DAM (bilan social, plan d’attractivité, rapport d’activité de la C.A.M., etc.)
  • Participation à la rédaction des profils de postes, organisation des entretiens, gestion des relations avec les candidats
  • Gestion de dossiers en propre sous la responsabilité du directeur et de l’adjoint des cadres (projet, rédaction…)
  • Distribution des bons de Noël

Missions spécifiques à la direction générale

Secrétaire administrative du Directoire
Gestion de crise
Conventions de coopération
Missions ponctuelles :

  • Proposition, mise en page, mise à la signature du DG ou du SG et diffusion des notes d’information générale
  • Participation à la mise en page, relecture, impression et diffusion de divers dossiers concernant le secrétariat général (appels à projet, dossiers d’autorisation…)
  • Traitement des demandes de la Direction du projet Nouvel hôpital (gestion agenda, proposition/diffusion de courriers, mails, documents…)
  • En l’absence du binôme à la Direction générale, relai sur les missions quotidiennes/urgentes : agenda du Directeur général, ordre du jour du CODIR, gestion des absences des Directeurs…

Compétences requises

Compétences attendues:

  • Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence
  • Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique
  • Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

Qualités nécessaires à l’emploi :

  • Sens relationnel et de communication
  • Rigueur, sens de l’organisation et des responsabilités
  • Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste
  • Dynamisme, capacité d’adaptation
  • Capacités d’initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte
  • Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle

Formations / expériences

Formation :

  • Secrétariat / Assistant de Direction
  • Logiciels bureautiques

Expérience professionnelle :

Expérience demandée dans le domaine du secrétariat / assistant de Direction.
La connaissance du secteur médical, voire hospitalier, serait un plus.

Personnes à contacter : Mme Amandine SULSKI et Mme Christine POTIEZ ou via le standard du GHNE : 01.64.54.33.33