Accès au dossier médical

Vous pouvez avoir accès à votre dossier médical directement ou par l’intermédiaire d’un médecin que vous aurez désigné. La demande est traitée par le service de la Patientèle et doit se faire le formulaire en pièce jointe. Pour toute question vous pouvez contacter le service au 01 82 72 02 95.

Qui peut demander l’accès au dossier médical ?

  • Le patient majeur
  • Les titulaires de l’autorité parentale si le patient est mineur (sous réserve que celui-ci n’ait pas souhaité garder secret sa prise en charge)
  • Le tuteur (sous réserve qu’il soit habilité à assister ou représenter le patient pour l’ensemble des actes relatifs à sa personne)
  • Les ayants droit, le concubin ou le partenaire en cas de décès du patient
  • Un mandataire (sous réserve de disposer d’un mandat exprès)

Quelles sont les informations communicables ?

Les informations détenues par des professionnels et établissements de santé, formalisées ou ayant fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé

Ex : résultats d’examens, comptes rendu de consultation, opératoire, d’exploration ou d’hospitalisation, prescriptions thérapeutiques, feuilles de surveillance, correspondances entre professionnels de santé…

NB : en revanche, ne sont pas communicables :

  • Les informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers
  • Les notes personnelles (annotations, interrogations, hypothèses de travail, réflexions personnelles non conservées dans le dossier médical)
  • Les documents dont la connaissance par le demandeur pourrait porter atteinte à l’anonymat de certaines données protégées par la loi (documents de traçabilité de l’origine de greffons…)
  • Les documents et notamment les comptes rendus issus des revues de mortalité et de morbidité (RMM)
  • Les documents faisant l’objet d’une procédure judiciaire
  • Les documents juridictionnels c’est-à-dire produits par un juge ou à la demande de celui-ci (décision de justice, signalement de maltraitance, un rapport d’autopsie médico-légale…)

Comment solliciter leur communication ?

Il convient d’en faire une demande écrite à l’attention du directeur de l’établissement sur papier libre ou via les formulaires ci-joints :

Cette demande devra préciser les documents sollicités, la période d’hospitalisation (ou date de consultation) et le ou les service (s) concerné (s) et devra être accompagnée des pièces justificatives suivantes variant selon la qualité du demandeur :

  • Patient : copie d’une pièce d’identité en cours de validité
  • Ayant droit : copie d’une pièce d’identité en cours de validité, d’un document attestant la qualité d’ayant droit (livret de famille ou acte de notoriété) et d’un acte de décès
  • Concubin/partenaire : copie d’une pièce d’identité en cours de validité, d’un document attestant la qualité de concubin ou de partenaire (pour le premier, certificat de concubinage, bail commun, factures, pour le second, extrait d’un acte de naissance récent), ainsi que d’un acte de décès
  • Titulaire de l’autorité parentale : copie de la pièce d’identité en cours de validité du demandeur et de l’enfant, ainsi que du livret de famille (ou le cas échéant de la décision de justice fixant les modalités d’exercice de l’autorité parentale et du certificat de non recours) 
  • Tuteur : copie de la pièce d’identité en cours de validité du tuteur et du patient, ainsi que du jugement de tutelle 
  • Mandataire : copie de la pièce d’identité en cours de validité du mandataire et du patient, ainsi que du mandat exprès

Comment sont communiquées ces informations ?

Vous pouvez accéder à ces informations directement ou par l’intermédiaire d’un médecin que vous désignez à cet effet.

Vous pouvez choisir de consulter votre dossier médical au sein de l’établissement avec, le cas échéant, la remise de copies et un accompagnement médical, ou bien solliciter un envoi à votre domicile. Vous disposez également de la possibilité de venir retirer votre dossier médical auprès du service de la patientèle.

La communication de votre dossier médical doit intervenir au plus tard dans les 8 jours suivant la demande. Ce délai est porté à 2 mois lorsque les informations médicales datent de plus de 5 ans ou lorsque la commission départementale des soins psychiatriques est saisie. En revanche, dans tous les cas, cette communication ne peut intervenir avant qu’un délai de 48 heures ait été observé.

La communication des documents sollicités peut vous être facturée. Suite à une décision du directeur de l’établissement, les tarifs en vigueur sont les suivants :

  • Photocopies : 0,22 € la page
  • Contre type de cliché d’imagerie médicale : 1,00 €
  • Recommandé avec avis de réception : tarifs postaux en vigueur

De ce fait, une facture vous sera adressée si le total des frais est supérieur à 10,00 €.

Comment est conservé votre dossier médical ?

Votre dossier médical est en principe conservé pendant une durée de 20 ans à compter de la date de votre dernier séjour ou consultation externe au sein du GHNE. Si la durée de conservation s’achève avant votre 28ème anniversaire, la conservation est prorogée jusqu’à cette date. En cas de décès moins de 10 ans après votre dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant une durée de 10 ans a compter de la date du décès.

Le directeur de l’établissement veille à ce que toutes dispositions soient prises pour assurer la garde et la confidentialité des informations ainsi conservées.

Cas particulier du dossier médical d’une personne décédée

L’article L.1111-7 du Code de la santé publique, dans son alinéa 6, dispose qu’en cas de décès du malade, l’accès des ayants droit à son dossier médical s’effectue dans les conditions prévues par le dernier alinéa de l’article L.1110-4.
Selon le dernier alinéa de l’article L.1110-4 du Code de la santé publique, « Le secret médical ne fait pas obstacle à ce que les informations concernant une personne décédée soient délivrées à ses ayants droit, son concubin ou son partenaire lié par un pacte civil de solidarité, dans la mesure où elles leur sont nécessaires pour leur permettre de connaître les causes de la mort, de défendre la mémoire du défunt ou de faire valoir leurs droits, sauf volonté contraire exprimée par la personne avant son décès ».

Conditions requises

  • Le décès du patient
  • La qualité d’ayant droit (successeur légal ou testamentaire du défunt), de concubin ou de partenaire)
  • La motivation (le motif invoqué doit s’inscrire dans à l’un des trois cadres fixés par la loi)
  • L’absence de volonté contraire exprimée de son vivant par le défunt

Les motifs permettant d’accéder au dossier médical

  • Connaître les causes du décès
  • Faire valoir un droit (ex : procédure d’annulation d’un testament, faire valoir des droits à la succession, maladie professionnelle, recours juridictionnel, connaître des éventuels dysfonctionnements ou fautes dans la prise en charge du patient, justifier de droits auprès d’une compagnie d’assurance)
  • Défendre la mémoire du défunt

Les documents à transmettre

L’ayant droit, le concubin ou le partenaire n’ont pas accès à l’intégralité des pièces composant le dossier médical du patient. Seuls les documents de nature à leur permettre de satisfaire l’un ou plusieurs des motifs évoqués ci-dessus peuvent leur être communiqués.