Secrétaire Médicale HDJ Médecine et Oncologie

PRESENTATION DU SERVICE

Le service d’HDJ Médecine et Oncologie est composé des services suivants :

• HDJ Médecine
• HDJ Oncologie
• RCP
• Consultations : Oncologie (3) – Hématologie (2) – Radiothérapie (1)

Bureau :  partagé

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion médico-administrative des patients, en garantissant la fiabilité des données dans le DPI DxCare, la fluidité du parcours et le respect des exigences de qualité et de sécurité des soins.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Accueil, gestion administrative et dossier patient

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion prise de rendez-vous
• Gestion de la boite mail du service
• Vérification rigoureuse de l’identité (identitovigilance)
• Gestion des consentements si nécessaires (protocoles spécifiques)
• Information claire du patient sur son parcours
• Mise en forme et correction des LDL en HDJ
• Envoi des examens réalisés lors des HDJ

2.Programmation et planification

• Gestion des plannings DOCTOLIB (consultations, bilans …)
• Coordination avec :

Médecins

IDE HDJ

Anesthésie si nécessaire

Pharmacie, anapath, labo

Admissions

• Anticipation des besoins logistiques (box disponibles, congés médecins…)
• Gestion des annulations et reprogrammations

3.Gestion du DPI – DX CARE

• Programmation des venues en HDJ dans DOCTOLIB
• Saisie et mise en forme des lettres de liaison
• Vérification de la complétude des dossiers médicaux
• Envoi sécurisé des comptes-rendus (LIFEN)
• Archivage numérique conforme aux règles RGPD

4.Coordination du parcours

• Gestion de patients
• Coordination avec : médecine de ville, structures de rééducation, psychologues, autres spécialités….

1. Qualité et gestion des risques
   • Application des procédures institutionnelles
   • Signalement des événements indésirables
   • Contribution à la démarche qualité

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL

Type de contrat : CDD – Stagiairisation – Mutation – Détachement – Titularisation

• Conformément à la chartre de travail du GHNE : 37 h 30 /semaine selon la règlementation en vigueur

7 h 40 / jour en journée continue du lundi au vendredi

COMPETENCES ATTENDUES

Savoirs

• Organisation d’un HDJ
• Terminologie liée à la spécialité
• Maîtrise de DxCare / OUTLOOK
• DOCTOLIB / LIFEN
• Secret médical et discrétion professionnelle

Savoir-faire

• Organisation de plannings
• Gestion des patients chroniques
• Coordination pluridisciplinaire

Savoir-être

• Empathie (patients douloureux chroniques)
• Discrétion
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité à travailler en collaboration
• Capacité à gérer les situations d’urgence
• Capacité d’écoute
• Sens des responsabilités
• Ponctualité