Assistante de direction à temps plein

IDENTIFICATION DU POSTE

Famille professionnelle : Services Administratifs

Grade : Adjoint administratif – Catégorie C

 Secteurs concernés : Direction Parcours Patient (60%) Coordination des soins Direction Qualité, (40%)

Rattachement hiérarchique direct : Secrétariat Général

Liaisons fonctionnelles : Assistantes de directions de l’Etablissement, Cadres, chefs de pôle, chefs de service, Equipe de Direction

Présentation du service et de l’équipe :

Equipe Qualité : 1 Directrice, 2 ingénieurs

Equipe Parcours Patients, Affaires Juridiques : 1 Directrice, 2 ACH , 1 adjoint administratif

Horaires de travail : 9h30 – 16h40. Les périodes d’absences (congés) sont organisées en coordination des assistantes de Directions du GHNE.

Poste à temps plein : 35h sans RTT

1. MISSIONS GENERALES

• Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
• Organisation et gestion des rendez-vous et réunions des Directeurs : gestion des agendas (Outlook), gestion des fiches de congés Directeurs
• Mise en forme de présentations sur Power Point, de tableaux sous Excel
• Traitement de textes sous Word : frappe de courriers, rapports, comptes-rendus
• Recueil, saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d’informations, de tableaux de bord, de fichiers
• Traitement de dossiers, documents (enregistrement, tri, numérisation, impression, diffusion, archivage)
• Classement : classement physique et informatique
• Rôle d’alerte auprès des directeurs pour le suivi des dossiers et rappel des échéances

2. MISSIONS SPECIFIQUES A LA DIRECTION QUALITE

Secrétaire administrative de la Commission Soins Infirmiers de Rééducation et Medico techniques

• Organisation et gestion des instances ordinaires et extraordinaires : organisation logistique, convocation, proposition d’ordre du jour, rédaction de procès-verbaux et diffusion.

Secrétaire administrative du COPIL QUALITE

• Organisation logistique, convocation, proposition d’ordre du jour, rédaction de procès-verbaux et diffusion

Gestion de crise et de veille

• Cellules de crise et de veille sanitaire (internes et externes) : envoi ou diffusion des convocations (présentiel ou visio-conférence), réservation/préparation de salles, participation possible à la cellule de crise, transmission des comptes-rendus

Certification 

• Organisation du planning de rencontres, organisation de la visite des experts visiteurs (une fois tous les 4 ans)

Missions ponctuelles

• Extraction questionnaires de satisfaction via Qualnet.
• Envoi enquêtes de satisfaction
• Suivi de la démarche Design Thinking : envoi ou diffusion des convocations (présentiel ou visio-conférence), réservation/préparation de salles, lien avec le prestataire.

3. MISSIONS SPECIFIQUES A LA DIRECTION PARCOURS PATIENT

Secrétaire administrative de la Commission des Usagers

• Organisation et gestion des instances ordinaires et extraordinaires : organisation logistique, convocation, Préparation et envoi de l’ordre du jour après validation par la Directrice Parcours Patient, rédaction de procès-verbaux et diffusion

Secrétaire administrative du Comité Handicap

• Organisation et gestion de l’instance : organisation logistique, convocation, Préparation et envoi de l’ordre du jour après validation par la Directrice Parcours Patient, rédaction de procès-verbaux et diffusion

Secrétaire administrative du Comité Laïcité

• Organisation de l’instance : organisation logistique, convocation, Préparation et envoi de l’ordre du jour après validation par la Directrice Parcours Patient, rédaction de procès-verbaux et diffusion
• • Organisation et gestion des lits : Rencontre avec les cadres de santé des différents services (ou appel téléphonique)
  • Préparation, Mise à jour et diffusion du Tableau de Gestion des lits 2 fois par jour du lundi au vendredi
    • Organisation de l’instance : organisation logistique, convocation, Préparation et envoi de l’ordre du jour après validation par la Directrice Parcours Patient, rédaction de procès-verbaux et diffusionSecrétaire administrative du Comité Ville Hôpital

    Gestion des lits :

  Missions ponctuelles

  • Préparation des Commissions Gestion des lits : organisation logistique, convocation, Préparation et envoi de l’ordre du jour après validation par la Directrice Parcours Patient, rédaction de procès-verbaux et diffusion
  • Assurer le suivi et l’organisation de la Commissions des séjours longs et inadaptés (COSELI),

COMPETENCES REQUISES

Compétences attendues:

Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence

Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

Qualités nécessaires à l’emploi :

Sens relationnel et de communication

Rigueur, sens de l’organisation et des responsabilités

Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste

Dynamisme, capacité d’adaptation

Capacités d’initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte

Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle

FORMATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISES

Formation :

CAP/BTS assistante de Direction

Expérience professionnelle :

Expérience demandée dans le domaine du secrétariat / assistanat de Direction

La connaissance du secteur médical et hospitalier serait un plus

Avantages FPH – GHNE : Comité de gestion des œuvres sociales, forfait mobilité, Crèche, Télétravail possible, activités sportives et culturelles.