Secrétaire Médicale

SECRETARIAT PSYCHIATRIE Cs psychotrauma, HC, CMP Orsay

 

DESCRIPTION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL AU SEIN DU PÔLE

Pôle de psychiatrie : Dr Caroline DEBACQ (Cheffe de pôle)

o Psychiatrie adulte

1/ 3 secteurs de psychiatrie (intra et extra) :

91G14 qui rassemble les communes d’Orsay, Bures sur Yvette, Gif sur Yvette et Les Ulis

91G15 qui rassemble les communes de Massy, Verrières et Wissous

91G16 qui rassemble les communes de Palaiseau, Villebon, Bièvres, Igny, Saclay, Saint Aubin, Val d’Albian, Vauhallan et Villiers le Bâcle.

Chaque secteur comprend une unité d’hospitalisation temps plein (2 unités d’entrants, 1 unité de réadaptation et de réinsertion UH2R), un ou deux CMP, un hôpital de jour et un CATTP.

2/ UCLI (unité de crise et de liaison intersectoriel)

3/ UNISONJE (Unité de Soins pour les Jeunes adultes 17-25 ans)

4/ Une plateforme de réhabilitation psychosociale Novarehab, un programme d’ETP (éducation thérapeutique), consultations psychotrauma

 

o Psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent (Pr Julie BOURGIN-DUCHESNAY)

Le Service de Psychiatrie de l’Enfant et de l’Adolescent dont le secteur géographique regroupe les communes des trois Secteurs de Psychiatrie Générale dépendant de l’hôpital d’Orsay : Orsay, Saint Aubin, Villiers le Bâcle, Saclay, Vauhallan, Igny, Bièvres, Verrières-Le-Buisson, Gif/Yvette, Bures/Yvette, Massy, Palaiseau, Villebon, Villejust, Wissous et Les Ulis.

1/ Structure « Périnatalité/ Petite enfance » (0-3 ans) La Paruline et son unité mobile PPLUM

2/ Structure « Enfants » (4 CMP et un HDJ avec 2 unités enfants de 3 à 12 ans)

3/ Dispositif Adolescent

Une unité d’hospitalisation temps plein la « Maison De l’Olivier » :

Un Hôpital de Jour « PEP’IT » (Premier Episode Psychotique InTervention précoce) :

Un Centre d’Evaluation Précoce et d’Intervention pour les Adolescents « CEPIA » et son unité mobile TEAMPSY

4/ Structure « Surdité Santé Mentale »

o Addictologie (Dr Teim GHANEM)

Le pôle comporte également un Centre de Soins et de Prévention et d’Accompagnement en Addictologie (CSAPA) et une consultation jeunes consommateurs (CJC), structure ambulatoire sans hébergement, localisée au sein de l’hôpital général d’Orsay.

o Urgences psychiatriques (Dr Teim GHANEM)

 

Description de l’équipe médicale et paramédicale :

L’équipe paramédicale est composée de :

Un cadre de pôle, un cadre de santé en intra et en extra pour les adolescents, un cadre de santé en intra et extra pour chaque secteur adulte,

Infirmiers, aides-soignants, agents des services hospitaliers

Assistantes médico administratives, assistantes de services sociales,

Psychologues, psychomotriciennes, art-thérapeutes, éducateurs,

Enseignants détachés de l’éducation nationale pour la pédopsychiatrie.

L’équipe médicale est composée de pédopsychiatres et internes de spécialité.

 

MISSION DU POSTE

Texte de références :

Fiche métier du répertoire de la fonction publique hospitalière :

Famille : GESTION DE L’INFORMATION

Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l’information médicale

Code métier : 40L20

 

Missions générales

Accueillir et renseigner les patients, leurs familles, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient et au bon fonctionnement des structures extra hospitalières du service.

Communiquer les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.

Assurer la continuité de service du secrétariat sur l’extra hospitalier.

Prioriser les taches en fonction des demandes de prise en charge en urgence.

 

Missions spécifiques

 

– Accueil physique et téléphonique des patients, des familles,

– Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance,

– Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité, prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers, comptes rendus médicaux, statistiques, tableaux de bords,

– Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus après validation,

– Gestion et coordination médico-administrative (diffusion et suivi des plannings des médecins et des psychologues, , gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements…),

– Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens, transports…)

– Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles,

– Saisie des données liées à l’activité médicale (codage) et des mouvements journaliers,

– Tenue à jour du dossier patient,

– Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

– Commande de fournitures « bureau » en coordination avec le cadre et les équipes

– Participation à l’élaboration du rapport d’activité

– Tenue des tableaux de service

 

Organisation et missions ponctuelles

Accueil et encadrement de stagiaires

 

RELATIONS HIERARCHIQUES

Cadres de santé

Cadre de pôle

Directrice des Ressources Humaines

Directeur Général

 

RELATIONS FONCTIONNELLES

Médecins chefs de service, médecins responsables des structures

Secrétaire coordinatrice du GHNE,

Equipe médicale et paramédicale

Service des admissions pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients, Agences Régionales de santé (ARS)

Encadrement pour la cohésion de l’organisation de l’équipe et de la structure

Partenaires internes au GHNE et externes sanitaires, sociaux et médico sociaux.

 

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL

35 heures avec RTT selon la réglementation en vigueur et les besoins du service

Poste à temps plein

CARACTERISTIQUES DU PROFIL

Diplômes

BAC science médico-sociale

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

 

Capacités requises

Discrétion, respect du secret professionnel et le devoir de réserve

Rigueur et sens de l’organisation, Sens des responsabilités, Esprit d’initiative à la hauteur de ses fonctions,

Capacité d’écoute,

Polyvalence face à la diversité des tâches.

Capacité à travailler en collaboration avec l’ensemble des partenaires hospitaliers dans le respect du travail d’autrui,

Maîtrise de soi, capacité à gérer les situations d’urgence, à anticiper les situations de violence,

Adaptabilité aux changements, notamment à la charge de travail,

Capacité à s’inscrire dans une dynamique d’évolution de ses pratiques et de ses connaissances,

Disponibilité et ponctualité,

 

Connaissances attendues (formations possibles)

Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Connaissance des logiciels métiers (Cpage, Dx Care, Cora)

Connaissance de l’environnement médical et des réglementations

 

Expériences souhaitées :

Expérience en secrétariat au sein d’un centre hospitalier serait un plus