Secrétaire Médicale

SECRETARIAT PARTAGE : ASSISTANTE DU PÔLE DE PSYCHIATRIE ET UCLI

 

 

DESCRIPTION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL AU SEIN DU PÔLE

Exécutif du pôle de psychiatrie :

· Sandrine BEDNARSKI (directrice référente du pôle)

· Dr Caroline DEBACQ (chef du pôle)

· Géraldine GUILLART (cadre administrative du pôle)

· Anne LUTJENS (cadre supérieur du pôle)

Pôle de psychiatrie : Dr Caroline DEBACQ (Cheffe de pôle)

o Psychiatrie adulte

1/ 3 secteurs de psychiatrie (intra et extra) :

91G14 qui rassemble les communes d’Orsay, Bures sur Yvette, Gif sur Yvette et Les Ulis

91G15 qui rassemble les communes de Massy, Verrières et Wissous

91G16 qui rassemble les communes de Palaiseau, Villebon, Bièvres, Igny, Saclay, Saint Aubin, Val d’Albian, Vauhallan et Villiers le Bâcle.

Chaque secteur comprend une unité d’hospitalisation temps plein (2 unités d’entrants, 1 unité de réadaptation et de réinsertion UH2R), un ou deux CMP, un hôpital de jour et un CATTP.

2/ UCLI (unité de crise et de liaison intersectoriel)

3/ UNISONJE (Unité de Soins pour les Jeunes adultes 17-25 ans)

4/ Une plateforme de réhabilitation psychosociale Novarehab, un programme d’ETP (éducation thérapeutique), des consultations psychotrauma

 

o Psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent (Pr Julie BOURGIN-DUCHESNAY)

Le Service de Psychiatrie de l’Enfant et de l’Adolescent dont le secteur géographique regroupe les communes des trois Secteurs de Psychiatrie Générale dépendant de l’hôpital d’Orsay : Orsay, Saint Aubin, Villiers le Bâcle, Saclay, Vauhallan, Igny, Bièvres, Verrières-Le-Buisson, Gif/Yvette, Bures/Yvette, Massy, Palaiseau, Villebon, Villejust, Wissous et Les Ulis.

1/ Structure « Périnatalité/ Petite enfance » (0-3 ans) La Paruline et son unité mobile PPLUM

2/ Structure « Enfants » (4 CMP et un HDJ avec 2 unités enfants de 3 à 12 ans)

3/ Dispositif Adolescent

Une unité d’hospitalisation temps plein la « Maison De l’Olivier » :

Un Hôpital de Jour « PEP’IT » (Premier Episode Psychotique InTervention précoce) :

Un Centre d’Evaluation Précoce et d’Intervention pour les Adolescents « CEPIA » et son unité mobile TEAMPSY

4/ Structure « Surdité Santé Mentale »

o Addictologie (Dr Teim GHANEM)

Le pôle comporte également un Centre de Soins et de Prévention et d’Accompagnement en Addictologie (CSAPA) et une consultation jeunes consommateurs (CJC), structure ambulatoire sans hébergement, localisée au sein de l’hôpital général d’Orsay.

 

o Urgences psychiatriques (Dr Teim GHANEM)

Description de l’équipe médicale et paramédicale :

L’équipe paramédicale est composée de :

Un cadre de pôle, un cadre de santé en intra et en extra pour les adolescents, un cadre de santé en intra et extra pour chaque secteur adulte,

Infirmiers, aides-soignants, agents des services hospitaliers

Assistantes médico administratives, assistantes de services sociales,

Psychologues, psychomotriciennes, art-thérapeutes, éducateurs,

Enseignants détachés de l’éducation nationale pour la pédopsychiatrie.

L’équipe médicale est composée de pédopsychiatres et internes de spécialité.

 

MISSIONS DU POSTE

Texte de références :

Fiche métier du répertoire de la fonction publique hospitalière :

Famille : GESTION DE L’INFORMATION

Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l’information médicale

Code métier : 40L20

Psychiatrie Adulte (30 %) :

– UCLI 30 %

Pôle (50%) :

– Assistante de l’exécutif du pôle

 

Missions générales

 

– Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité, prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers, comptes rendus, statistiques, tableaux de bords,

– Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus après validation,

– Organisation logistique : réservation de salles de réunion et de véhicules de fonctions, installation de la salle, réservation matériel informatique

– Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux de bord, de fichiers

– Mise en forme de présentations sur Power Point, de tableaux sous Excel

– Traitement de textes sous Word : frappe de courriers, rapports, comptes-rendus

– Traitement de dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

– Commande de fournitures « bureau » en coordination avec le cadre et les équipes

– Gestion du courrier : enregistrement, traitement de réponses simples, suivi des échéances, relances

– Participation à l’élaboration des rapports d’activité

– Classement : classement physique et informatique

 

Missions spécifiques extrahospitalier psychiatrie adulte

 

– Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance,

– Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements…),

– Saisie des données liées à l’activité médicale (codage),

– Tenue à jour du dossier patient

– Classement et archivage des dossiers « papier » patients (dans l’attente du dossier patient informatisé).

– Elaboration du bilan annuel

 

Missions spécifiques assistante du pôle

 

– Accueil et prise en charge des personnes

– Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

– Prises de rendez-vous

– Organisation et gestion des réunions : gestion de l’agenda, organisation des réunions, proposition d’ordre du jour, rédaction de comptes rendus

– Mise en ligne et suivi des annonces de recrutement du pôle (affichage, Intranet, Internet, PEP, FHF,

réseaux sociaux…)

– Organisation et préparation des instances du pôle et de toutes autres réunions concernant ce dernier : organisation logistique, convocations, proposition d’ordre du jour, proposition des dates de bureaux de pôles, rédaction et diffusion des comptes rendus… ;

– Participation aux enquêtes, rapports du pôle

– Elaboration et mise à jour d’un répertoire interne aux pôles

– Rôle d’alerte auprès de l’exécutif pour le suivi des dossiers et rappel des échéances

 

Organisation et missions ponctuelles

Accueil et encadrement de stagiaires

 

RELATIONS HIERARCHIQUES

Cadre administrative du pôle

Directrice référente du pôle

 

RELATIONS FONCTIONNELLES

Chef de pôle

– Cadre supérieur du pôle

– Médecins chefs de service, médecins responsables des structures

Cadres de santé

Secrétaire coordinatrice du GHNE,

Equipe médicale et paramédicale

Service des admissions pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients

Encadrement pour la cohésion de l’organisation de l’équipe et de la structure

Partenaires internes au GHNE et externes sanitaires, sociaux et médico sociaux, ARS

 

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL

35 heures avec RTT selon la réglementation en vigueur

 

CARACTERISTIQUES DU PROFIL

Diplômes

BAC science médico-sociale

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

 

Capacités requises

Respecter le secret professionnel, médical et le devoir de réserve

Rigueur et sens de l’organisation, Sens des responsabilités, esprit d’initiative à la hauteur de ses fonctions,

Capacité d’écoute,

Discrétion et maîtrise de soi,

Polyvalence face à la diversité des tâches.

Capacité à travailler en collaboration avec l’ensemble des partenaires hospitaliers dans

le respect du travail d’autrui,

Capacité à gérer les situations d’urgence, à anticiper les situations de violence,

Adaptabilité aux changements, notamment à la charge de travail,

Capacité à s’inscrire dans une dynamique d’évolution de ses pratiques et de ses connaissances,

Disponibilité et ponctualité,

 

Connaissances attendues

Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Connaissance des logiciels métiers (Cpage, Dx Care, Cora)

Connaissance de l’environnement médical et des réglementations

 

Expériences souhaitées :

Expérience en secrétariat au sein d’un centre hospitalier