Secrétaire Pédagogique à L’IFPM

Centre Hospitalier Général
159 rue du Président François Mitterrand
BP 125
91161 LONGJUMEAU Cedex 01

Direction Fonctionnelle : Institut de Formation en soins Infirmiers :  8  bis, rue Maurice 91160 Longjumeau Tél : 01 64 54 32 89

Institut de Formation en soins Infirmiers Accès par

RER B Massy Palaiseau + bus RATP 199
91160 Longjumeau RER C Chilly-Mazarin + Bus RATP 297
Voiture (de Paris) : Porte d’Orléans ou Porte d’Italie
Autoroute A 6 – Sortie Chilly-Mazarin

IDENTIFICATION DU POSTE

Grade : Adjoint administratif

Service : Institut de Formation en Soins Infirmiers et Aides-soignants

Rattachement hiérarchique direct : Adjointe du Directeur des soins de l’IFPM

Directeur de l’IFPM

Quotité : Poste à temps plein
Horaires de Travail : 8h30 16h10 ou 9h20 17h
Ces horaires peuvent être modifiés selon l’activité

MISSION GENERALE
Organisation et coordination pédagogique, sous la responsabilité du directeur de l’Institut, d’activités
administratives et logistiques permettant la gestion de l’IFPM.

ACTIVITES PERMANENTES

Accueil : étudiants, élèves intervenants et autre public
Réception et accueil téléphonique
Suivi administratif des étudiants et des élèves
– Gestion des paiements des frais d’inscription
– Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES
et autres accidents)
– Suivi des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel :
o Tenue et mise en conformité des dossiers (impression des relevés de note)
o Gestion des absences et mise en place d’alertes sur le nombre d’heures d’absences injustifiées ou
sur des absences en stage susceptibles d’invalider le stage (mail)
– Participation à la mise en œuvre des indemnités de stage et de transport des étudiants, pour envoi à la
DRH
– Réception et archivage des documents de stage (Planning horaires)
Suivi des stages des étudiants et des élèves
Sous la responsabilité de la coordinatrice des stages
– Participation à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants :
o Élaboration des conventions de stage, signature des étudiants et suivi
o Mise à jour des lieux et référents de stage sur le logiciel
o Elaboration du tableau de préparation de mise en stage
o Edition des feuilles de stage, planning élèves et étudiants, envoi des courriers
Intermédiaire entre la faculté de rattachement et les étudiants
Mission diplomation :
Interlocuteur de l’IFPM avec la DRIETTS
– Organisation des épreuves et communication des documents nécessaires à la validation de la formation
des étudiants
– Organisation des modes de transports pour récupérer les diplômes
Secrétariat
– Formalisation de courriers divers
– Archivage des documents de formation
– Saisie de documents et réalisation de photocopies

ACTIVITES PONCTUELLES
– Participation à la gestion du diplôme d’Etat d’aide-soignant et du diplôme d’Etat d’infirmier en lien avec
les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique
– Organisation des évaluations des étudiants et élèves (c.f procédure) sous la responsabilité de la
coordination pédagogique et de l’adjointe à la Direction
– Participation aux évènements de l’institut (JPO, job dating, diplomation…)
– Participation à la démarche Qualité
– Réparation et maintenance : Demandes et suivi
– Gestion imprimantes (commandes)archivage des dossiers
– Remplacement d’ un-e collègue en cas d’absence ou de période de travail plus importante
– Participation aux réunions institutionnelles

COMPETENCES REQUISES
Compétences nécessaires au poste :
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet…)
Maitrise des techniques de secrétariat
Bonne orthographe.

Compétences liées à l’emploi :
Connaissances des formations préparées à l’IFSI et l’IFAS

Qualités nécessaires à l’emploi :
Sens du travail en équipe
Sens de l’organisation et des responsabilités
Discrétion
Respect de la réglementation
Capacités d’adaptation et polyvalence
Rigueur

FORMATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISES
Formation : Domaine administratif et bureautique
Expérience professionnelle : Expérience de secrétaire souhaitable